neben ihrem Namen aufgeführt.Drei Arten von Benutzern können auf Ihr WebOffice zugreifen: Administratoren, Mitglieder und Gäste.
Administratoren: Standardmäßig fungiert die Person, die das WebOffice einrichtet, als Administrator. Diese Person kann allerdings anderen Benutzern die Administrator-Zugriffsstufe erteilen und so die Verwaltungstätigkeiten delegieren. Der WebOffice-Administrator verwaltet die wichtigen Funktionen für die Site-Sicherheit und die Berechtigungen. Zudem nimmt der Administrator Änderungen vor, die sich auf die gesamte Site auswirken.
Mitglieder: Mitglieder sind Personen in Ihrer Gruppe, die offiziell für das WebOffice registriert sind. Sie können auf beinahe alle Bereiche des WebOffice zugreifen und dort in der Regel auch Informationen bereitstellen. Ihre Namen werden in der Liste "Mitglieder" aufgeführt.
Gäste: Der WebOffice-Administrator bestimmt, ob Gästen der Zugriff auf das WebOffice gestattet wird oder nicht. Gäste können das WebOffice aufrufen und einen Einblick erhalten, selbst wenn sie nicht offiziell registrierte Mitglieder sind. Zum Zugreifen auf die Site geben die Gäste auf der Anmeldeseite nicht einen Anmeldenamen und ein Passwort ein, sondern sie klicken auf den Link "Als Gast eintragen". Der Administrator bestimmt, welche Teile des WebOffice für Gäste sichtbar sein sollen. Gäste können keine neuen Informationen hinzufügen (z. B. Dokumente oder Termine im Kalender), sind jedoch in der Lage, an Diskussionen teilzunehmen und ihre Stimme in Online-Umfragen abzugeben, sofern der Administrator dies gestattet.
Als Administrator legen Sie fest, inwieweit Sie kontrollieren möchten, wer Mitglied Ihrer Site wird. Es stehen drei Optionen für die Mitgliedschaft zur Auswahl.
Wählen Sie im Menü Verwaltung > Sicherheit aus. Die Seite "Sicherheit" wird angezeigt.
Aktivieren Sie im Abschnitt Mitgliedschaftsoptionen das Optionsfeld neben der gewünschten Mitgliedschaftsoption.
Administratoren erstellen alle neuen Mitgliederkonten
Mit dieser Option erhalten Sie strengste Kontrolle darüber, wer Mitglied werden kann. Eine Person kann nur dann Mitglied werden, wenn ein Administrator ein Konto für diese Person anlegt.
Wenn Sie diese Option aktivieren, ist die Funktion "Mitglieder einladen" deaktiviert.
Mitglieder können auf Einladung beitreten
Bei dieser Option erhalten die Benutzer eine Einladung zum Beitritt. Die Benutzer gelten jedoch erst dann als Mitglied in Ihrem WebOffice, wenn sie sich registriert haben.
Wenn Sie die Option Mitglieder können Einladungen senden aktivieren, ist der Link "Andere einladen" für alle Mitglieder verfügbar.
Bei der Option Nur Administratoren können Einladungen senden steht die Option "Andere einladen" entsprechend nur für Administratoren zur Verfügung.
Wenn Sie die Option Jeder kann eine Einladung anfordern auswählen, können Benutzer, die die Anmeldeseite Ihrer Site besuchen, eine Einladung zum Beitritt anfordern. Die Administratoren können die einzelnen Anforderungen annehmen oder ablehnen.
Für jeden offen
Wählen Sie diese Option, wenn Sie die WebOffice-Mitgliedschaft für sämtliche Benutzer, also auch für Gäste, die Ihr WebOffice besuchen, verfügbar machen möchten.
Sobald Sie die Mitgliedschaftsoptionen festgelegt haben, klicken Sie in der Befehlsleiste auf Speichern.
Wenn Personen einen kleinen Einblick in Ihr Weboffice erhalten sollen, bevor sie tatsächlich Mitglied werden, oder wenn Gästen ein einzelner Abschnitt in Ihrem WebOffice (z. B. Online-Umfragen oder allgemeine Dokumente) zur Verfügung stehen soll, gewähren Sie Gästen den Zugriff auf Ihr WebOffice.
So erteilen Sie Gästen den Zugriff:
Wählen Sie im Menü Verwaltung > Sicherheit aus. Die Seite "Sicherheit" wird angezeigt.
Aktivieren Sie im Abschnitt "Gastzugriff" das Optionsfeld Gastzugriff zulassen.
Klicken Sie auf Anpassen, legen Sie die Bereiche fest, die für Gäste sichtbar sein sollen, und klicken Sie dann in der Befehlsleiste auf Speichern.
Viele Sites verfügen über mehr als einen Administrator. Auf diese Weise teilen sich mehrere Mitglieder die Verantwortung für die Verwaltung der Site. Um einem anderen Benutzer den Zugriff auf Administrator-Stufe zu erteilen, öffnen Sie das Mitgliedsprofil des betreffenden Benutzers und ändern Sie dessen Zugriffsstufe.
Hinweis: Wenn Sie einem Mitglied die Administrator-Zugriffsstufe erteilen, erhält dieses Mitglied den Zugang zu wichtigen Sicherheits- und Berechtigungsfunktionen.
So weisen Sie den Administrator-Zugriff zu:
Suchen Sie das Mitglied, dessen Zugriffsstufe Sie ändern möchten, indem Sie die Liste "Mitglieder" durchsuchen oder die Funktion zum Suchen verwenden.
Klicken Sie auf den Namen in der Liste, um die Mitgliedsdaten anzeigen zu lassen.
Klicken Sie in der Befehlsleiste auf Bearbeiten.
Blättern Sie zum unteren Bereich der Seite, in dem die Berechtigungseinstellungen angezeigt werden. Aktivieren Sie unter "Zugriffsstufe" das Optionsfeld Administrator.
Klicken Sie in der Befehlsleiste auf Speichern.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, um neue Mitglieder zum WebOffice hinzuzufügen. Wählen Sie eine der folgenden Optionen gemäß Ihrer Verwaltungsstrategie.
Hinweis: Wenn Sie wie oben im Abschnitt "Mitgliederzugriff auf die Site" beschrieben die Option Administratoren erstellen alle neuen Mitgliedskonten ausgewählt haben, stehen Ihnen die ersten beiden Optionen, Benutzer zur Anmeldung einladen und Mitglieder durch Einladung hinzufügen, nicht zur Verfügung.
Wenn Sie Benutzer zum Beitritt einladen:
Die neuen Mitglieder erhalten eine personalisierte E-Mail-Einladung mit allen notwendigen Anweisungen zum Registrieren als Mitglieder in Ihrem WebOffice, beispielsweise die Internetadresse Ihrer Site und ggf. den Registrierungscode.
Eingeladene Mitglieder müssen ein kurzes Mitgliedsregistrierungsformular ausfüllen und dabei einen Anmeldenamen und ein Passwort auswählen, bevor sie sich registrieren können.
Eingeladene Mitglieder werden erst dann in der Mitgliederliste aufgeführt, wenn sie sich registriert haben.
Der Administrator kann entweder allen Mitgliedern oder nur den anderen Administratoren die Einladung anderer Personen gestatten. Klicken Sie hier, um mehr Informationen über das Ändern dieser Einstellung zu erhalten.
Wenn Sie Mitglieder auf eine Einladung hin aufnehmen:
Der neue Benutzer wird in einer E-Mail darüber informiert, dass er dem WebOffice hinzugefügt wurde.
Diese Benutzer müssen vor dem Zugriff auf das WebOffice ein kurzes Registrierungsformular ausfüllen und dabei einen Anmeldenamen und ein Passwort wählen.
Ihre Benutzernamen werden sofort in der Mitgliederliste als "vorläufige" Mitglieder aufgeführt. Nach dem ersten Anmelden beim WebOffice werden diese Benutzer als Vollmitglieder geführt.
Nur Administratoren können Mitglieder auf eine Einladung hin aufnehmen.
Wenn Sie neue Mitgliedskonten erstellen:
Der Administrator erstellt einen Anmeldenamen und vergibt entweder ein Passwort für neue Benutzer oder sendet diesen ein temporäres Passwort per E-Mail zu.
Der Benutzername wird sofort in der Mitgliederliste als Vollmitglied aufgeführt.
Die Benutzer müssen kein Registrierungsformular ausfüllen, bevor sie auf das WebOffice zugreifen können. Der Zugriff ist jederzeit möglich, sobald der Administrator diesen Benutzern die WebOffice-URL sowie den Anmeldenamen und das Passwort mitteilt.
Auf Wunsch erhält das neue Mitglied eine Benachrichtigung über die Internetadresse Ihres WebOffice per E-Mail. Diese E-Mail enthält nicht das Passwort für das WebOffice.
Die Administratoren legen fest, ob alle Benutzer oder nur die Administratoren eine Einladung zum Beitritt verschicken können. Wenn Ihnen der Administrator eine Berechtigung zum Einladen von Mitgliedern erteilt hat, wird unter "Extras" die Option "Andere einladen" angezeigt.
Um neue Mitglieder einzuladen, klicken Sie im Menü auf Extras > Andere einladen, geben Sie die notwendigen Daten ein, und klicken Sie dann in der Befehlsleiste auf Senden.
Hinweis: Wenn Sie wie oben im Abschnitt "Mitgliederzugriff auf die Site" beschrieben die Option Administratoren erstellen alle neuen Mitgliedskonten ausgewählt haben, wird bei Auswahl von Extras > Andere einladen die Meldung "Erlaubnis verweigert" angezeigt. In diesem Fall müssen Sie neue Mitglieder hinzufügen, indem Sie explizit neue Mitgliedskonten erstellen. Wie Sie hierbei vorgehen, erfahren Sie im Abschnitt "Erstellen neuer Mitgliedskonten" weiter unten.
Wenn ein Administrator neue Mitglieder auf eine Einladung hin aufnimmt, wird der Name dieses Benutzers in der Mitgliederliste als "vorläufig" gekennzeichnet.
So fügen Sie neue Mitglieder auf Einladung hinzu:
Wählen Sie Verwaltung > Mitglieder hinzufügen aus.
Klicken Sie auf den Link Mitglieder auf Einladung hinzufügen.
Hinweis: Wenn Sie wie oben im Abschnitt "Mitgliederzugriff auf die Site" beschrieben die Option Administratoren erstellen alle neuen Mitgliedskonten ausgewählt haben, steht Ihnen die Option Mitglieder durch Einladung hinzufügen, nicht zur Verfügung. Stattdessen gelangen Sie sofort auf die Seite "Neues Mitgliedskonto", auf der Sie explizit neue Mitgliedskonten hinzufügen können. Wie Sie hierbei vorgehen, erfahren Sie im Abschnitt "Erstellen neuer Mitgliedskonten" weiter unten.
Geben Sie für die Personen, die Sie hinzufügen möchten, die folgenden Informationen ein:
Vor- und Nachname
Geben Sie die Namen der neuen Mitglieder ein.
E-Mail-Adresse
Dies ist die E-Mail-Adresse, an die alle Informationen gesendet werden, die die neuen Mitglieder
benötigen, um auf Ihr WebOffice zuzugreifen.
Gruppe
Wenn Sie Gruppen in der Mitgliederliste eingerichtet haben, weisen Sie die neuen Mitglieder einer.
dieser Gruppen zu.
Mitgliedstyp
Wählen Sie für jedes neue Mitglied entweder die Option Mitglied oder Administrator aus.
Fügen Sie eine persönliche Nachricht an die aufzunehmenden Mitglieder hinzu (optional).
Klicken Sie auf Ok.
Die neuen Mitglieder werden in der Mitgliederliste mit dem Symbol für vorläufige Mitglieder neben ihrem Namen aufgeführt.
Sie können nun die Mitgliederliste aufrufen und weitere Informationen zu diesem Benutzer hinzufügen, beispielsweise die Privat- und Geschäftsadresse, Telefonnummern und ein Foto. Weitere Informationen finden Sie hier.
Alle vorläufigen Mitglieder erhalten eine E-Mail mit einem temporären Anmeldenamen und einem temporären Passwort, in der sie aufgefordert werden, sich bei Ihrer Site anzumelden. Nach dem Anmelden werden diese Personen von vorläufigen Mitgliedern zu Vollmitgliedern Ihrer Site. Vorläufigen Mitgliedern, die sich noch nicht angemeldet haben und Vollmitglied geworden sind, können Sie die Einladung zur Erinnerung erneut zusenden.
So senden Sie erneut eine Einladung an ein vorläufiges Mitglied:
Klicken Sie im Menü auf Mitglieder.
Suchen Sie das vorläufige Mitglied, indem Sie die Liste Mitglieder durchsuchen oder die Funktion zum Suchen verwenden.
Klicken Sie auf den Namen des Mitglieds, um die Mitgliedsdaten anzeigen zu lassen.
Klicken Sie in der Befehlsleiste auf Optionen > Einladung erneut versenden.
Auf Wunsch können Sie die Betreffzeile ändern und eine persönliche Nachricht eingeben.
Klicken Sie in der Befehlsleiste auf Senden.
Klicken Sie in der Befehlsleiste auf Fertig, um zur Mitgliederliste zurückzukehren.
Neue Benutzerkonten können nur von Administratoren erstellt werden. So erstellen Sie neue Benutzerkonten:
Wählen Sie im Menü Verwaltung > Mitglieder hinzufügen aus.
Klicken Sie auf den Link Neue Mitgliedskonten erstellen. Die Seite Neues Mitgliedskonto wird angezeigt.
Geben Sie auf der Registerkarte "Konto-Einrichtung" die folgenden erforderlichen Informationen ein:
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Einstellung |
Beschreibung |
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Name |
Geben Sie den Vor- und Nachnamen des neuen Mitglieds ein. Bei Bedarf können Sie auch eine Anrede und einen zweiten Vornamen eingeben. |
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E-Mail-Adresse |
Geben Sie eine E-Mail-Adresse für das Mitglied ein. Dies ist die Adresse, an die sämtliche an dieses Mitglied gerichteten WebOffice-E-Mails gesendet werden. |
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Zugriffsstufe |
Wählen Sie die Zugriffsstufe "Administrator" oder "Mitglied" aus. |
|
Anmeldename |
Geben Sie einen Anmeldenamen für das betreffende Mitglied ein. |
|
Passwort |
Weisen Sie dem Mitglied entweder ein vorläufiges Passwort zu, oder geben Sie ein Passwort ein und bestätigen Sie es anschließend. Wenn Sie ein Passwort manuell zuweisen, müssen Sie selbst dafür sorgen, dass es dem Mitglied mitgeteilt wird. |
|
Örtliche Zeitzone |
Wählen Sie die Zeitzone aus, in der sich dieses Mitglied befindet. |
|
Benachrichtigung |
Wenn dieses Mitglied automatisch per E-Mail darüber informiert werden soll, dass das Mitgliedskonto eingerichtet wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Benachrichtigung". Wenn Sie dem Mitglied ein vorläufiges Passwort zugewiesen haben, ist diese Option markiert und steht nicht zur Verfügung. Dies liegt daran, dass eine Benachrichtigung erforderlich ist, damit das Mitglied das vorläufige Passwort in der Benachrichtigungs-E-Mail erhalten kann. Wenn Sie dem Mitglied manuell ein Passwort zugewiesen haben, ist diese Option aktiviert, aber Sie haben die Möglichkeit, sie zu deaktivieren. Die Benachrichtigung, die gesendet wird, enthält nicht das von Ihnen erstellte Passwort. |
(Optional) Verwenden Sie die anderen Registerkarten, um für diesen Benutzer weitere Informationen einzugeben:
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Registerkarte |
Beschreibung |
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Allgemein |
Enthält Informationen wie Titel, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Rufnummern usw. |
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Adresse |
Enthält die Privatadresse und die Geschäftsadresse. |
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Zusatzinfo |
Bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Foto des Benutzers hinzuzufügen, zusätzliche Hinweise bereitzustellen und Geburts- und Hochzeitstage anzugeben. |
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Mitglied von |
Hier können Sie angeben, welchen Mitgliedergruppen und Verteilungslisten dieser Benutzer angehört. Um einer Gruppe oder einer Verteilungsliste ein Mitglied hinzuzufügen, klicken Sie auf die betreffende Gruppe bzw. Liste, um sie auszuwählen. |
Klicken Sie auf Speichern und mehr hinzufügen, um die Mitgliedsdaten zu speichern und ein weiteres Mitglied hinzuzufügen.
Wenn Sie keine Mitglieder mehr hinzufügen möchten, klicken Sie auf Speichern, um zur Mitgliederliste zurückzukehren.
Dieser Benutzer wird direkt in der Mitgliederliste aufgeführt. Sie können nun die Mitgliederliste aufrufen und weitere Informationen zu diesem Benutzer hinzufügen, beispielsweise die Privat- und Geschäftsadresse, Telefonnummern und ein Foto. Weitere Informationen finden Sie hier.
Als WebOffice-Administrator können Sie Mitglieder aus Ihrer Site löschen.
So beenden Sie den Zugriff eines Mitglieds auf Ihre Site:
Löschen Sie den Mitgliederdatensatz. Wenn Sie ein Mitglied aus der Mitgliederliste löschen, können sich diese Mitglieder nicht mehr mit ihrem Anmeldenamen und ihrem Passwort anmelden.
Falls Mitglieder mithilfe eines Registrierungscodes zu Ihrer Site beitreten können, ändern Sie auch den Registrierungscode. Selbst wenn Sie den Datensatz eines Mitglieds gelöscht haben, kann sich dieses Mitglied dennoch registrieren, wenn ihm der Registrierungscode der Site bekannt ist.