FAQ (Häufig gestellte Fragen) für Administratoren

Wie...

Was ist ein Site-Administrator?

Der Site-Administrator ist für die Verwaltung der Funktionen zuständig, die sich auf die Sicherheit der Site und auf Berechtigungen beziehen, und kann Änderungen vornehmen, die die gesamte Site betreffen. Normalerweise handelt es sich hierbei um die Person, die die anfängliche Einrichtung der Site vorgenommen hat.

Kann es mehrere Site-Administratoren geben?

Ja. Ein Administrator kann beliebigen Benutzern Administrator-Zugriff gewähren. Hierzu öffnet er den entsprechenden Mitgliederdatensatz und ändert die Zugriffsstufe.

Was wird Mitgliedern auf unserer Site angezeigt und welche Bereitstellungsmöglichkeiten haben sie?

Auf der Seite "Funktionsberechtigungen" können Sie festlegen, ob alle Mitglieder oder nur Administratoren zum Hinzufügen von Inhalten berechtigt sind, beispielsweise Meldungen, Termine, Kontakte, Dokumente und Links. Wechseln Sie zu Verwaltung > Berechtigungen. Hier erhalten Sie weitere Informationen zu Berechtigungen.

Was wird Gästen auf unserer Site angezeigt und welche Bereitstellungsmöglichkeiten haben sie?

Wenn Sie Gäste zulassen, können diese Ihre Site besuchen, obwohl sie nicht offiziell für Ihre Site registriert sind. Im Großen und Ganzen können sie die Informationen auf Ihrer Site in der Vorschau anzeigen; zum Hinzufügen von Informationen, beispielsweise von Dokumenten und Terminen, sind sie jedoch nicht berechtigt. Sie können sich jedoch an Online-Umfragen und Gruppendiskussionen beteiligen.

Ist unsere Site sicher?

Ja. In unserem Unternehmen werden zum Schutz von Websites, die vertrauliche Daten enthalten, bewährte Vorgehensweisen angewendet. Hinsichtlich der Netzwerksicherheit der Site wird eine tief greifende Strategie mit mehreren Schutzschichten umgesetzt. Die gehostete Site wird rund um die Uhr auf Netzwerkangriffe hin überprüft. Die Sicherheit beim physischen Zugriff auf die Site wird ebenfalls rund um die Uhr gewährleistet. Datendateien des Unternehmens werden strikt partitioniert; so wird sichergestellt, dass es nicht zu Vermischungen kommt.

Jedes Mitglied muss beim Zugriff auf die Site ein individuelles Passwort eingeben. Administratoren haben die Möglichkeit, die von den Mitgliedern zu verwendende passwortbezogene Sicherheitsstufe heraufzusetzen. So können Administratoren beispielsweise festlegen, dass Mitglieder komplexe Passwörter verwenden müssen, dass sie ihr Passwort alle 30 Tage ändern müssen und dass ihre Passwörter keinesfalls vom Site-Dienst aus per Mail versendet werden dürfen. Sie haben auch die Möglichkeit, für Ihre Site SSL-Verschlüsselung zu aktivieren. Hier erhalten Sie weitere Informationen zur Anpassung der WebOffice-Sicherheit.

Wie kann ich SSL für unsere Site aktivieren?

Die SSL-Verschlüsselung kann als zusätzlicher Dienst für Ihre Site erworben werden. Wenn Sie SSL aktivieren, muss die Anmeldung sämtlicher Mitglieder auf sichere Weise erfolgen. Außerdem werden hierdurch alle Frames auf Ihrer Site verschlüsselt. Hier erhalten Sie weitere Informationen über SSL.

Wie oft werden die Daten auf meiner Site gesichert?

Sämtliche Daten auf Ihrer Site werden jede Nacht gesichert, da sich diese Vorgehensweise in der Praxis bewährt hat. Die Sicherungskopien der Daten werden sowohl auf dem Host als auch an einem nicht der Site zugehörigen, sicheren Ort gespeichert.

Gibt es eine Statistikanzeige in Bezug auf den Datenverkehr auf unserer Site?

Ja. Auf der Seite "Site-Aktivität" können die Aktivitäten von Mitgliedern und Gästen verfolgt werden. Sie können daraus ersehen, wie oft Mitglieder auf Ihre Site zugreifen und wann sich ein bestimmtes Mitglied zuletzt angemeldet hat. Wenn Sie Gästen Zugriff auf Ihre Site gewährt haben, können Sie sich außerdem über deren Aktivitäten informieren. Um Informationen zum Site-Datenverkehr anzuzeigen, rufen Sie die Seite Site-Aktivität auf, indem Sie im Menü die Option Verwaltung > Siteaktivität überwachen auswählen.

Kann ich ein Dokument bereitstellen, das durch andere Mitglieder bearbeitet werden kann?

Ja. Das Berechtigungssystem für die Dokumente in Ihrem WebOffice basiert im Wesentlichen auf Ordnern. Um anderen Benutzern die Bearbeitung eines Dokuments zu ermöglichen, müssen Sie für das Dokument einen neuen Ordner erstellen und allen Benutzern, die zur Bearbeitung des Dokuments berechtigt sein sollen, das Zugriffsrecht "Verwalten" für diesen Ordner erteilen. Wenn Sie noch genauer steuern möchten, wer auf Ihre Dokumente zugreifen darf, stehen hierfür die Berechtigungseinstellungen Kein Zugriff, Lesen und Lesen & Hinzufügen zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie hier.

Wie geht man bei der Einrichtung eines privaten Diskussionsforums vor?

Standardmäßig stehen Online-Diskussionen allen Mitgliedern Ihres WebOffice offen. Sie können jedoch Berechtigungen für das Forum festlegen, damit nur die von Ihnen ausgewählten Mitglieder es einsehen und sich daran beteiligen können. Klicken Sie beim Erstellen des Forums auf die Registerkarte "Berechtigungen". Erteilen Sie den Mitgliedern, die sich an der Diskussion beteiligen können sollen, das Zugriffsrecht "Lesen & Hinzufügen" und legen Sie "Kein Zugriff" als das standardmäßige Zugriffsrecht fest.

Kann ich Kalender-, Kontakt- und Aufgabeninformationen aus einer anderen Quelle wie Microsoft Outlook oder Palm in meine Site importieren?

Ja, diese Möglichkeit besteht. In Ihr WebOffice ist eine Synchronisierungsfunktion integriert, über die Ihre Site mit Ihren Daten in Microsoft Outlook und Palm synchronisiert werden kann. Weitere Informationen finden Sie hier.

Wie wird der Inhalt von "Was gibt's Neues?" bestimmt?

Wenn ein neues Mitglied, ein neues Dokument oder ein neuer Diskussionsbeitrag hinzugefügt wird bzw. wenn ein Dokument geändert wird, erfolgt automatisch die Anzeige im Abschnitt "Was gibt's Neues" Ihrer Homepage. Neue Dokumente werden mit dem Symbol markiert. Auf diese Weise kann man zwischen neuen Dokumenten und geänderten Dokumenten unterscheiden. Neue Mitglieder und Dokumente bleiben für sieben Tage im Abschnitt "Was gibt's Neues?", neue Diskussionsbeiträge für drei Tage. Derzeit gibt es keine Möglichkeit, die Anzeige eines Eintrags unter "Was gibt's Neues?" zu erzwingen oder zu verhindern.

Worin besteht der Unterschied zwischen Mitgliedern und Gästen?

Mitglieder sind Personen in Ihrer Gruppe, die offiziell auf Ihrer Site registriert sind. Sie können auf beinahe alle Bereiche des WebOffice zugreifen und dort in der Regel auch Informationen bereitstellen. Ihre Namen werden in der Liste "Mitglieder" aufgeführt.

Bei Gästen handelt es sich um Personen, die Ihre Site besuchen dürfen, obgleich sie nicht offiziell registriert sind. Im Großen und Ganzen können sie die Informationen auf Ihrer Site in der Vorschau anzeigen; zum Hinzufügen von Informationen, beispielsweise von Dokumenten und Terminen, sind sie jedoch nicht berechtigt. Der Administrator der einzelnen Sites legt ganz genau fest, welche Funktionen für Gäste angezeigt werden.

Kann ein bestimmter Bereich unserer Site, beispielsweise der Bereich für Diskussionen oder Umfragen, für externe Gäste verfügbar gemacht werden?

Der Administrator kann bestimmen, welche Bereiche der Site für Gäste angezeigt werden. Zahlreiche Administratoren blenden beispielsweise alle Anwendungen aus, mit Ausnahme der diskussionsbezogenen Anwendungen. Um anzugeben, welche Bereiche Ihrer Site für Gäste zugänglich sein sollen, rufen Sie unter Verwaltung > Berechtigungen die Seite mit den Funktionsberechtigungen auf. Hier erhalten Sie weitere Informationen.

Welchen Webbrowser sollte ich für meine Site verwenden?

Unser Unternehmen testet seine Ausstattung mit Microsoft Internet Explorer bzw. Mozilla Firefox® 2. Dies bedeutet, dass Sie eine verhältnismäßig aktuelle Version dieser Programme verwenden müssen. Die aktuellen Versionen können von der Website von Mozilla oder Microsoft heruntergeladen werden.

Wie sehen die ersten Schritte auf meiner Site aus?

Nachdem Ihr WebOffice jetzt eingerichtet ist, können Sie andere Benutzer über Ihre Site informieren und sie einladen, Mitglieder zu werden. Machen Sie sich mithilfe der Schnellstart-Anleitung mit sämtlichen Funktionen Ihrer Site vertraut.

Wie kann ich meine Site als Standard-Homepage einrichten?

Viele WebOffice-Mitglieder machen ihre Site zu ihrer Standard-Homepage. Auf diese Weise werden sie beim Starten ihres Webbrowsers über aktuelle Gruppenmeldungen, Termine und kürzlich hinzugefügte Dokumente informiert. Führen Sie einfach diese Schritte durch.

Wie kann der oben angezeigte Name unserer Site geändert werden?

Als Administrator können Sie den oben auf Ihrer Site angezeigten Namen auf einfache Weise ändern. Wählen Sie im Menü die Option Verwaltung > Darstellung anpassen aus. Ändern Sie im Abschnitt Erscheinungsbild den im Textfeld Site-Name angezeigten Titel.

Wie kann das Erscheinungsbild unserer Site angepasst werden?

Als Administrator können Sie Ihre Site mit dem Branding Ihrer Gruppe individuell anpassen. Laden Sie das Logo Ihrer Gruppe hoch, damit es auf Ihrer Homepage zu sehen ist, und wählen Sie dann ein passendes Farbschema für die gesamte Site aus. Klicken Sie im oberen Bereich Ihrer Homepage auf Anpassen.

Wie können unserer Site neue Mitglieder hinzugefügt werden?

In Ihrer Funktion als Administrator können Sie entweder Mitgliedskonten einrichten (einschließlich der Anmeldedaten) oder neue Benutzer bitten, sich registrieren zu lassen. Außerdem entscheiden Sie sich möglicherweise dafür, Gästen den Zugriff auf die Site zu ermöglichen, und bei Gästen ist keine Registrierung erforderlich. Sie sehen einen eingeschränkten Bereich Ihrer Site.

Wie können Mitglieder gelöscht werden?

Administratoren können Mitglieder löschen, indem sie den entsprechenden Datensatz in der Anwendung "Mitglieder" öffnen und den Löschvorgang vornehmen. Wenn Sie einen Administrator löschen müssen, ändern Sie zunächst dessen Zugriffsstufe in "Mitglied". Wenn einer Person jeglicher Zugriff auf Ihre Site verweigert werden soll, müssen Sie den Registrierungscode der Site ebenfalls ändern.

Wie kann ich Benutzern den Zugriff auf unsere Site ohne Anmeldung ermöglichen?

Wenn Sie Benutzern den Zugriff auf Ihr WebOffice ohne Anmeldung oder Registrierung ermöglichen möchten, aktivieren Sie den Gastzugriff für Ihre Site. Gäste dürfen keine Informationen hinzufügen, beispielsweise Dokumente und Termine. Wenn der Administrator jedoch die entsprechende Genehmigung erteilt, können sie sich an Online-Diskussionen und Umfragen beteiligen. Außerdem wird für sie die schreibgeschützte Version Ihrer Site angezeigt. Beim Zugriff auf Ihre Site fallen für Gäste keine Gebühren an. Hier erhalten Sie weitere Informationen.

Wie kann die Geheimhaltung von Mitgliederinformationen gewährleistet werden?

Der Administrator kann festlegen, dass Mitgliedsdaten auf der gesamten Site ausgeblendet werden. In diesem Fall stehen die Namen und E-Mail-Adressen weiterhin zur Verfügung, damit die Kommunikation im WebOffice gewährleistet ist. Personenbezogene Daten, wie Privatadresse, Telefon (privat) oder Geburtsdatum, werden dagegen den anderen Mitgliedern gegenüber verborgen.

Um Mitgliedsdaten auszublenden, rufen Sie unter Verwaltung > Sicherheit die Seite Funktionsberechtigungen auf. Klicken Sie im Abschnitt Datenschutz für Mitglieder auf die Option Nur Administratoren können Mitgliedsdaten abrufen.

Wie kann der Registrierungscode der Site geändert werden?

Als Registrierungscode wird der Sondercode bezeichnet, den Benutzer eingeben, um Mitglied der Site zu werden. Site-Administratoren können den Registrierungscode ändern. Klicken Sie hierzu im Menü auf Verwaltung > Sicherheit.

Wie können meine E-Mail-Adresse und andere persönliche Daten geändert werden?

Sie können Ihre persönlichen Daten, beispielsweise Titel, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse ändern, indem Sie Ihren Mitgliedsdatensatz in der Mitgliederliste bearbeiten.

Wie kann ich Meldungen, Termine, Umfragen und Kontakte bearbeiten oder löschen?

Das Löschen von Meldungen, Terminen oder Kontakten ist für Sie nur möglich, wenn Sie der Ersteller waren oder der Administrator sind. Suchen Sie zunächst in der Anwendungsliste oder im Kalender den jeweiligen Eintrag und klicken Sie dann auf den Eintragsnamen. Wenn Sie den Eintrag modifizieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten". Wenn der Eintrag entfernt werden soll, klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen".

Wie kann ich meinen persönlichen Anmeldenamen und mein persönliches Passwort ändern?

Klicken Sie im Menü auf die Symbolleiste Extras, und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Mitgliederoptionen aus. Wechseln Sie zur Registerkarte Anmeldungsoptionen, nehmen Sie die Änderungen vor, und klicken Sie dann auf Speichern.

Wie können Umfragen erstellt werden, an denen sich nur eine bestimmte Mitgliedergruppe beteiligen kann?

Wenn Sie eine neue Umfrage erstellen, können Sie die Namen der Mitglieder auswählen, für die die Umfrage angezeigt werden soll und die sich an ihr beteiligen können.

Wie kann ich die Web-Adresse für meine Site ändern?

Wenn Sie Administrator sind, können Sie die Web-Adresse Ihrer Site nun über die Seite "Siteverwaltung" ändern. Wählen Sie im Menü die Option Verwaltung, und klicken Sie auf den Link Adresse für Ihr WebOffice ändern.

Wie kann unsere Site deaktiviert werden?

Wenn Sie Ihre Site deaktivieren möchten, senden Sie uns bitte eine E-Mail mit den folgenden Angaben:

Name der Site
Ihre E-Mail-Adresse

Von den Help Desk-Mitarbeitern können nur Beendigungsanforderungen umgesetzt werden, die vom jeweiligen Site-Administrator stammen. Wenn es mehrere Administratoren gibt, wird vom Help Desk die Genehmigung aller Administratoren angefordert. Weitere Informationen dazu, wie Sie uns erreichen können, erhalten Sie im Menü unter Hilfe > Wenden Sie sich an uns.